Akredytowana jednostka certyfikująca i jej zadania

Certyfikacja jest procesem mającym na celu weryfikację i potwierdzenie spełnienia przez organizację wymogów określonych w normach. Głównym jej etapem jest audyt certyfikujący, w trakcie którego audytor zewnętrzny dokonuje sprawdzenia całego zakresu działalności przedsiębiorstwa pod kątem spełnienia wymagań normy ISO 9001. Efektem tych działań jest wydanie certyfikatu.

Zadania autoryzowanych jednostek certyfikacyjnych, polegające na weryfikacji i potwierdzeniu spełnienia przez organizację wymogów określonych w normie ISO 9001, najlepiej opisać na podstawie czynności wykonywanych podczas realizowania procedury certyfikacyjnej. Procedura ta składa się najczęściej z trzech etapów. Podczas realizowania każdego z nich na jednostce certyfikacyjnej i na ubiegającym się podmiocie ciąży obowiązek wykonania szeregu czynności.

ETAP 1 – STWORZENIE OFERTY NA CERTYFIKACJĘ SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Organizacja ubiegająca się o certyfikat systemu zarządzania jakością wypełnia ankietę, w której informuje jednostkę certyfikacyjną o:

• profilu działalności,
• liczbie zatrudnionych osób (z uwzględnieniem ich formy zatrudnienia),
• liczby lokalizacji zakładu,
• liczby procesów,
• rodzaju wyrobów lub usług,
• dodatkowych wymaganiach prawnych dla organizacji.

Informacje te pozwalają jednostce certyfikującej na:

• określenie nakładu czasowego na to, by przeprowadzić audyt certyfikujący,
• określenie składu zespołu audytowego, który wykona audyt certyfikujący,
• stworzenie oferty dla organizacji.

ETAP 2 – PRZEGLĄD DOKUMENTACJI

Jest to pierwsza wizyta audytora jednostki certyfikacyjnej w organizacji. Zadaniami audytora są:

• przegląd dokumentacji systemu zarządzania przygotowanej przez organizację ubiegającą się o certyfikat pod kątem jej zgodności z wymogami normy ISO 9001, według której prowadzony będzie audyt,
• sprawdzenie, czy zakres certyfikacji zgłoszony przez organizację jest odpowiedni i poprawny,
• przeprowadzenie rozmów z kluczowymi osobami, włącznie z właścicielem lub dyrektorem organizacji, co pozwala na zaplanowanie Etapu 3 audytu. Obie strony powinny uzgodnić datę Etapu 3, rozumieć plan audytu i zapewnić obecność wszystkich osób zaangażowanych w system zarządzania podczas ostatniej jego części,
• przygotowanie raportu oraz planu audytu zawierającego ewentualnie stwierdzone przez audytora niezgodności z normą ISO 9001.

ETAP 3 – AUDYT CERTYFIKUJĄCY

W tej części procedury audytor sprawdzi, czy elementy wyszczególnione w systemie zarządzania są realizowane w rzeczywistości.

Audyty certyfikacyjne wymagają posiadania twardych dowodów w formie pisemnej (elektronicznej lub papierowej) na to, że określone zadanie jest wykonywane prawidłowo. Na tym etapie procedury i instrukcje interesują audytora w mniejszym stopniu, ważniejszą sprawą jest praktyczne stwierdzenie, czy procesy zapewniają, że klient otrzyma tylko dobre produkty. Szczególnej kontroli podlegają:

• procedury skierowane na unikanie i zapobieganie błędom oraz ewentualnego ich usuwania,
• plan i sposób realizacji założeń organizacji w celu osiągania sukcesu.

Profesjonalny przebieg audytu certyfikującego polega więc na analizowaniu systemu zarządzania jakością – ogólnie ujmując, oznacza to poszukiwanie odpowiedzi na pytanie: „co zaplanowano, by zarządzać firmą, mając na celu zadowolenie klienta?”.

Pod koniec Etapu 3 audytor sporządza raport oraz podsumowuje swoje obserwacje, które przedstawi na spotkaniu zamykającym audyt.

WYDANIE CERTYFIKATU I AUDYTY PRZEGLĄDOWE

Po przeprowadzeniu i finalizacji audytu certyfikującego, audytor rekomenduje wydanie certyfikatu, a rekomendacja ta podlega jeszcze zatwierdzeniu przez tzw. Radę Certyfikacji, która działa w jednostce certyfikującej. Po zatwierdzeniu wydania certyfikatu, organizacja otrzymuje certyfikat. Certyfikat zawiera datę zatwierdzenia oraz datę ważności.

By ważność certyfikatu została utrzymana, audytor przeprowadza coroczny audyt przeglądowy w przeciągu 12 miesięcy od daty wydania certyfikatu, którego intencją jest potwierdzenie ciągłości stosowania normy ISO 9001. Na audytach przeglądowych audytor sprawdza:

• czy system zarządzania jakością odpowiednio funkcjonuje,
• czy wprowadzane są do niego unowocześnienia,
• czy nie zmienił się zakres działalności przedsiębiorstwa.

Gdy audytor uzna, że system działa poprawnie, na podstawie przygotowanego  raportu, jednostka certyfikująca potwierdza dalszą rejestrację certyfikatu.

Po około 33 miesiącach od pierwszej rejestracji i wydania certyfikatu, jednostka certyfikująca kontaktuje się z organizacją, by zaplanować daty ponownego wydania certyfikatu, ponownej rejestracji i audytu kontrolnego. Po 3 latach od pierwszej rejestracji, certyfikat traci ważność.

Skorzystanie z usług autoryzowanej jednostki certyfikacyjnej i otrzymanie certyfikatu zgodnego z normą ISO 9001 sprawia, że organizacja jawi jako solidny partner. Wprowadzenie systemu zarządzania jakością ma głównie na celu zmianę błędnego zarządzania, zmianę kultury firmy, marketingu i procesów produkcyjnych. Efekty tych działań wpływają dodatnio na postrzeganie organizacji przez rynek.