Czym są i jakie różnice występują między fakturą zaliczkową, a końcową?

Podczas dokonywania transakcji, przedsiębiorcy często pobierają zaliczki na poczet przyszłych dostaw lub usług. Obok obowiązku prowadzenia ewidencji i składania deklaracji podatkowych, jest bowiem dokumentowanie czynności będących przedmiotem opodatkowania. Takim dokumentem jest właśnie faktura zaliczkowa.

Wzór faktury zaliczkowej w programie do fakturowania Melpe.

 

Dokument, jakim jest faktura zaliczkowa, percypuje otrzymanie poszczególnych zaliczek od kontrahenta. Fakturę tę wystawia się, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymujemy przynajmniej część zapłaty od nabywcy. Jest to powszechna praktyka w wielu firmach, ponieważ pomaga zabezpieczyć transakcję oraz rozliczenia zaliczek na rzecz przyszłych dostaw.

Przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia faktury zaliczkowej w terminie do 15 dni od dnia otrzymania zaliczki, ale nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności.

Istnieją sytuacje, w których nie można wystawiać faktur zaliczkowych. Jest to z góry zabronione przez obowiązujące przepisy prawa. Faktury zaliczkowej nie można wystawić przy dokumentowaniu zaliczek w obliczu:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych,
  • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  • usług związanych z nieczystościami, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej,
  • usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Po sfinalizowaniu transakcji wystawiamy tzw. fakturę końcową. Od sumy należności należy odjąć wcześniej otrzymane zaliczki.

Dokument ten zawiera również wszystkie numery faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Wystawca faktury końcowej nie musi jednak podawać w niej daty wystawienia faktury zaliczkowej ani kwoty otrzymanej zaliczki, chociaż może tak zrobić.