Nawiązujesz współpracę z nową firmą? Sprawdź, czy jest na białej liście podatników!

Obowiązek weryfikowania podatników VAT na podstawie tzw. białej listy podatników obowiązuje w Polsce od 1 września 2019 roku. Lista ta jest oficjalnym, elektronicznym wykazem przedsiębiorców prowadzonym przez szefa KAS – celem stworzenia i prowadzenia białej listy podatników było uszczelnienie systemu podatkowego oraz minimalizowanie ryzyka wyłudzeń podatku VAT. W jakim celu, z perspektywy przedsiębiorcy, należy wykorzystywać dostępność do białej listy podatników VAT, dlaczego należy weryfikować firmy, z którymi podejmujemy współpracę i w jaki sposób sprawdzać ich obecność na liście?

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników to oficjalny, elektroniczny wykaz przedsiębiorców zastępujący prowadzone wcześniej, odrębne wykazy podatników zarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru. Jej głównym elementem, a zarazem informacją którą będziemy weryfikować u swoich współpracowników jako przedsiębiorca są numery rachunków bankowych przeznaczonych do wpłaty podatku VAT.

Stosowanie białej listy podatników wiąże się ściśle z wprowadzonym obowiązkiem realizowania transakcji w mechanizmie podzielonej płatności i pozwala weryfikować sytuacje, w których należna kwota VAT jest wpłacana na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, a nie dedykowane dla nich rachunki VAT.

Jako przedsiębiorca weryfikujący firmę na białej liście podatników VAT zyskujemy możliwość sprawdzenia poprawności podanego:

  • numeru konta do wpłaty VAT,
  • nazwy firmy,
  • numeru NIP lub PESEL,
  • numeru REGON,
  • KRS,
  • adresu siedziby,
  • imienia i nazwiska wspólnika,
  • daty rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia oraz przywrócenia do rejestru podatników VAT.

Biała lista podatników VAT zawiera informacje o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT (podatnikach czynnych i zwolnionych), a także o zawieszeniu statusu podatnika lub braku ich rejestracji. Każdy przedsiębiorca, którego dane zostały ujęte na białej liście podatników, może skierować wniosek do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z prośbą o ich usunięcie lub sprostowanie.

Dlaczego weryfikacja firm na podstawie białej listy podatników jest konieczna?

Jako przedsiębiorca realizujący obowiązki płatnika VAT, podejmując współpracę z jakąkolwiek firmą musimy upewnić się, że wskazane przez odbiorcę płatności konto figuruje na białej liście podatników VAT i skontrolować prawidłowość wykonywanego rozliczenia zarówno przed, jak i po wykonaniu przelewu uwzględniającego kwotę VAT. Konsekwencje za brak weryfikacji kontrahenta i wpłatę VAT na niewłaściwe konto spadają na płatnika, co z perspektywy każdego przedsiębiorcy powinno być podstawowym i kluczowym motywatorem do obowiązkowego weryfikowania każdego podatnika i każdej płatności, niezależnie od  tego czy nawiązujemy współpracę z nową firmą, czy też realizujemy zapłaty dla kontrahenta współpracującego z nami od kilkunastu lat.

Oprogramowanie do faktur online

Trudno ukryć, że konieczność weryfikacji każdego kontrahenta na białej liście podatników jest dla przedsiębiorcy uciążliwa i czasochłonna. Dostępne systemy usprawniają co prawda sam proces weryfikacji, ale nie są w stanie wyeliminować konieczności tej weryfikacji całkowicie. Możliwe jest jednak znacznie uproszczenie wyszukiwania z pomocą dopuszczonego przez Ministerstwo Finansów dostępu API, pozwalającego na szukanie podatników metodą „search” dającą pełne informacje o firmie na białej liście podatników oraz metodą „check”, która udzieli jedynie odpowiedzi „Tak” lub „nie” wskazując, czy dany rachunek został przypisany do podmiotu na białej liście podatników i podając identyfikator niezbędny do potwierdzenia przeprowadzonej weryfikacji.

W jaki sposób sprawdzić białą listę podatników?

Chcąc zweryfikować dane firmy podawane przy realizacji zapłaty należy sprawdzić, najlepiej po numerze NIP, obecność firmy na liście i zgodność posiadanych danych konta z tymi wyszczególnionymi w katalogu. Dla ułatwienia i przyspieszenia pracy przedsiębiorców, twórcy oprogramowania do faktur online i programów księgowych wprowadzili możliwość automatycznej weryfikacji kontrahenta z poziomu programu, na podstawie wprowadzonych danych (nie tylko NIP, ale np. numerów REGON czy KRS).

Firmę można sprawdzić także samodzielnie, korzystając z dostępności do białej listy podatników bezpośrednio na stronie internetowej Ministerstwa Finansów lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). O ile jednak sprawdzenie danych pojedynczej firmy w ten sposób nie będzie kłopotem, regularne weryfikowanie numerów kont i ich zgodności z białą listą podatników będzie znacznie wygodniejsze i mniej czasochłonne z wykorzystaniem dedykowanych funkcji bezpośrednio w programach do fakturowania.